คู่มือขั้นสูงสุดในการเลือกห้องข้อมูลออนไลน์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
แนวทางการทำธุรกิจแบบหนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคนกำลังล้าสมัยเนื่องจากธุรกิจสมัยใหม่เปลี่ยนไปใช้บริการเฉพาะทางมากขึ้น เช่นเดียวกับผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริง หมดยุคไปแล้วเมื่อห้องข้อมูลเสมือนจริงใช้สำหรับ M&A เท่านั้น ขณะนี้ธุรกิจต่างๆ กำลังใช้ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลสำหรับการเสนอขายหุ้น IPO การระดมทุน การระดมทุนแบบคราวด์ฟันดิ้ง หรือการซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ และคาดว่าห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลกจะไปถึง 5,497 ล้านดอลลาร์ภายในปี 2573 .
จำไว้เสมอว่า ผู้จำหน่ายห้องข้อมูลกำลังเสนอบริการที่ปรับแต่งได้มากขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมและกระบวนการต่างๆ ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้สูงที่ห้องข้อมูลเสมือนจริงสำหรับการเสนอขายหุ้น IPO อาจไม่ดีพอสำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ นอกจากนี้ ประเภทของบริการห้องข้อมูลยังแตกต่างกันไปตามขนาดธุรกิจอีกด้วย
คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าห้องข้อมูลเหมาะกับธุรกิจของคุณ? หรือคุณควรเลือกห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ธุรกิจของคุณต้องการอย่างไร?
ทำตามขั้นตอนง่ายๆ สามขั้นตอนนี้เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลออนไลน์ที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ
สารบัญ
- 1. กำหนดว่าทำไมคุณถึงต้องการซอฟต์แวร์ห้องข้อมูล
- 2. เลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการ
- 3. ทำการวิจัยเกี่ยวกับผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริง
- คำสุดท้าย
1. กำหนดว่าทำไมคุณถึงต้องการซอฟต์แวร์ห้องข้อมูล
ห้องข้อมูลเสมือนเป็นที่เก็บเอกสารดิจิทัลที่โฮสต์โดยผู้จำหน่ายห้องข้อมูลที่ได้รับการรับรอง ธุรกิจและสถาบันสาธารณะใช้ห้องข้อมูลสำหรับการแบ่งปันข้อมูลออนไลน์ การทำงานร่วมกันแบบดิจิทัล และการจัดการโครงการ ดังนั้น ก่อนที่จะเลือกใช้บริการห้องข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องตอบคำถามสองสามข้อ เช่น:
- คุณต้องการ VDR เพื่ออะไร คุณต้องการมันสำหรับโครงการเพียงครั้งเดียวหรือต้องการรวมเข้ากับระบบของคุณอย่างถาวรหรือไม่?
- ห้องข้อมูลจะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้อย่างไร จะทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่?
- คุณสามารถใช้จ่ายในห้องข้อมูลได้เท่าไหร่? จะช่วยลดค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่ากระดาษหรือค่าพิมพ์หรือไม่?
- คุณลักษณะใดที่คุณต้องการให้ห้องข้อมูลนำเสนอ คุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดเท่าใด
- ใครจะเป็นคนใช้เทคโนโลยี? พนักงานของคุณสะดวกใจที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่หรือไม่?
2. เลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการ
การระบุความต้องการและการกำหนดงบประมาณเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เนื่องจากจะช่วยให้คุณประเมินประเภทของคุณลักษณะและบริการที่คุณสามารถจ่ายได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการห้องข้อมูลเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในคณะกรรมการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องมีเครื่องมือในการจัดการการประชุมนอกเหนือจากบริการจัดการข้อมูล
อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะบางอย่างเป็นข้อบังคับ และควรอยู่ใน VDR ของคุณ ไม่ว่าคุณตั้งใจจะใช้อย่างไร นี่คือบางแง่มุมที่คุณควรมองหา
ความปลอดภัยของห้องข้อมูล
การรักษาความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของเทคโนโลยีห้องข้อมูล ผู้ซื้อทุกรายใช้เทคโนโลยีห้องข้อมูลเป็นหลักเนื่องจากคุณสมบัติการปกป้องข้อมูล
ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า VDR ของคุณมีคุณลักษณะความปลอดภัยขั้นพื้นฐานเป็นอย่างน้อย เช่น การยืนยันสองขั้นตอน การควบคุมการเข้าถึงอุปกรณ์ การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ลายน้ำดิจิทัล การเข้ารหัสข้อมูล SSL 256 บิต และโหมดดูอย่างเดียว
ห้องข้อมูลที่ดีที่สุดในแง่ของความปลอดภัย ได้แก่ iDeals, FimirRoom, Firmex และ Datasite คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับห้องข้อมูลเหล่านี้ได้ที่ datarooms-review.com — แพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้พร้อมบทวิจารณ์โดยละเอียดและเป็นกลางเกี่ยวกับผู้ให้บริการห้องข้อมูลที่ได้รับความนิยมสูงสุด
ใบรับรอง
ผู้ให้บริการห้องข้อมูลต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลระดับโลกและภูมิภาคต่างๆ ตัวอย่างเช่น องค์กรระดับโลกรวมถึง ISO และ GDPR ในขณะที่ ฟินร่า , HIPAA และ FISMA เป็นหน่วยงานกำกับดูแลระดับภูมิภาค
สะดวกในการใช้
โดยทั่วไปห้องข้อมูลจะใช้เพื่อจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ การมีคุณลักษณะต่างๆ เช่น การอัปโหลดจำนวนมาก การลากและวาง หรือโปรแกรมแก้ไขไฟล์เป็นสิ่งสำคัญในการแบ่งปันหรือจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก
3. ทำการวิจัยเกี่ยวกับผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริง
เมื่อคุณเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนจริง ขอแนะนำให้ทำการวิจัยเกี่ยวกับผู้ขายด้วยเช่นกัน เริ่มต้นด้วยการรับรองที่กล่าวถึงข้างต้นและดูว่าเป็นไปตามข้อบังคับที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่น HIPAA ควบคุมแนวทางการจัดการข้อมูลในภาคการดูแลสุขภาพในสหรัฐอเมริกา
สิ่งสำคัญอื่นๆ ที่ควรพิจารณามีดังนี้
ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง
ตามที่กล่าวไว้ในตอนต้น ผู้ให้บริการห้องข้อมูลในปัจจุบันเสนอบริการที่ปรับแต่งได้สำหรับธุรกิจและอุตสาหกรรมต่างๆ
ประสบการณ์ในอุตสาหกรรมมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ผู้ขายประเมินความท้าทายเฉพาะอุตสาหกรรมด้วยวิธีที่ดีขึ้น นอกจากนี้ ห้องข้อมูลสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรยังแตกต่างจากที่ใช้โดยสถาบันของรัฐหรือองค์กรการค้า
สถานะดิจิทัล
ผู้บริโภคยุคใหม่ถือว่าสถานะดิจิทัลเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ คุณนึกภาพห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ไม่มีตัวตนดิจิทัลได้ไหม นอกจากเว็บไซต์ทางการแล้ว คุณยังสามารถดูโปรไฟล์บริษัทบนแพลตฟอร์มมืออาชีพอย่าง LinkedIn ได้
ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถขยายการวิจัยของคุณไปยังแพลตฟอร์มการตรวจสอบซอฟต์แวร์ที่มีชื่อเสียงระดับโลก เช่น Capterra, TrustRadius, G2 และ Software Advice สถานะทางดิจิทัลที่ไม่สำคัญคือธงสีแดง
สนับสนุนลูกค้า
บริการสนับสนุนลูกค้าเป็นหนึ่งในปัจจัยที่กำหนดในการเลือกผู้ขาย ตั้งแต่การติดตั้งห้องข้อมูลไปจนถึงการฝึกอบรมไปจนถึงการแก้ไขปัญหา มีเพียงฝ่ายสนับสนุนลูกค้าที่มีความรู้และตอบสนองเท่านั้นที่สามารถทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับคุณ ห้องข้อมูลที่ดีพร้อมการสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยมนั้นดีกว่าห้องข้อมูลที่ยอดเยี่ยมพร้อมการสนับสนุนลูกค้าทั่วไป
สุดท้าย อย่าลืมใช้ช่วงทดลองใช้งานฟรี ซึ่งผู้ให้บริการห้องข้อมูลระดับไฮเอนด์เกือบทุกรายมีให้บริการ
คำสุดท้าย
กระบวนการคัดเลือกห้องข้อมูลไม่ควรมองข้าม การตัดสินใจที่ผิดพลาดไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลาและทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์เท่านั้น แต่อาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูล และด้วยเหตุนี้จึงเป็นอันตรายต่อความเป็นอยู่โดยรวมของธุรกิจของคุณ ขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้นเป็นเคล็ดลับที่แนะนำอย่างยิ่งเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลสำหรับธุรกิจของคุณ
แบ่งปัน: